Como montar a composição de custos da proposta

• Comece pelo edital: cada obrigação que gera custo precisa aparecer na planilha.
• Cada número precisa de uma prova: cotação, contrato, nota fiscal ou memória técnica.
• A soma tem que bater com a proposta final, inclusive depois dos lances.
• Margem não é caixa: lucro no papel não paga fornecedor antes do primeiro pagamento.
• Defina o piso antes da sessão e registre quem o aprovou.

Antes de abrir a planilha, leia o termo de referência, o projeto (quando houver) e a minuta do contrato. Anote tudo o que gera custo: produto ou serviço, quantidades, prazo, locais, frequência de entrega, instalação, suporte, garantias e condições de pagamento.

Use o modelo de planilha do edital quando ele for exigido. E mesmo que a proposta inicial peça só preço e descrição, mantenha uma memória interna que explique como você chegou ao valor e como pretende cumprir a oferta. A Lei 14.133 permite que o órgão exija a demonstração de exequibilidade, e o art. 63, § 1º, exige declaração de que a proposta cobre os custos dos direitos trabalhistas aplicáveis. [1]

Dica: para cada obrigação, anote onde ela aparece no edital. Assim, quando você reduzir o preço, fica fácil conferir se o escopo continua coberto.

Separe três blocos: a identificação da proposta, as premissas de execução e a conta do preço. O roteiro abaixo é uma organização prática, que você adapta ao objeto. Não é um formulário legal obrigatório.

Atenção às condições escondidas nas cotações. Um desconto por volume só vale se você realmente comprar aquele volume. Uma cotação à vista só funciona se houver caixa para pagar à vista. Essas premissas precisam estar visíveis para quem autoriza o lance.

Imagine uma empresa fictícia que vai fornecer um produto com entregas parceladas. O modelo abaixo não traz valores de mercado nem alíquotas: cada campo deve ser preenchido com informação verificável da própria empresa e do edital.

O preço de compra é só uma parte da conta. Confira se o fornecedor cotou a mesma unidade que o órgão exige e se o frete está incluído. Se já estiver no custo de aquisição, registre isso para não somá-lo duas vezes.

Vai entregar a partir do estoque? Documente a aquisição, a especificação, a quantidade disponível e as condições de conservação. Estoque próprio pode explicar uma vantagem comercial, mas precisa cobrir todo o volume e todas as obrigações assumidas.

Ainda no exemplo fictício, use letras para montar a memória com os dados da empresa: q é a quantidade de produtos, c o custo de aquisição por unidade, E a embalagem, F o frete total e I as demais despesas de execução. Cada despesa entra uma única vez.

Três cuidados com essa conta:

• Frete já incluído na cotação? Lance em F só o transporte que ainda não está coberto.
• Baixou o preço no lance? Refaça T(P) e R. Mantenha C só se as premissas de custo continuarem válidas: reduzir o seu preço não reduz o preço do seu fornecedor.
• I precisa estar completo, incluindo custos financeiros e de garantia quando houver.

A conta serve para conciliar a proposta e achar omissões. Para demonstrar a viabilidade, você ainda precisa provar os custos e o caixa necessário.

Tributos podem ter bases e tratamentos diferentes. Uma porcentagem que incide sobre o preço de venda não pode ser somada ao custo de compra como se as bases fossem iguais. Considere também os créditos que a empresa realmente pode aproveitar, sem reduzir o custo com um crédito que ela não pode usar.

Peça à área fiscal a memória aplicável ao produto ou serviço, ao regime da empresa e à operação. Este guia não fixa alíquota nem presume isenção. Se houver benefício fiscal, registre a base legal e as condições para usá-lo.

Ao transformar a conta em proposta, confira se o preço informado ao órgão já inclui os encargos exigidos. E deixe clara, no planejamento de caixa, a diferença entre tributo incidente e retenção no pagamento, para não contar o mesmo valor duas vezes.

Em serviços, a conta depende de equipe, jornada, produtividade, materiais e equipamentos. Identifique as normas coletivas que se aplicam ao enquadramento da empresa, à categoria, à localidade e ao período, incluindo salários, benefícios e encargos.

Nas contratações federais de serviços, a IN 5/2017 detalha elementos de proposta, produtividade e planilha, e a IN SEGES/ME 98/2022 autoriza sua aplicação, no que couber, às contratações de serviços sob a Lei 14.133. Essa remissão não transforma toda disposição da IN 5 em regra universal para qualquer ente. [2] [3]

O Portal de Compras disponibiliza orientações e planilha de custos para serviços com dedicação exclusiva de mão de obra. Use a versão e o modelo compatíveis com a contratação: uma planilha de terceirização não substitui a composição própria de uma venda de mercadoria. [4]

A margem mostra o resultado econômico previsto. O fluxo de caixa mostra quando você paga fornecedores, empregados e tributos e quando recebe. Uma proposta com margem positiva ainda pode exigir que a empresa tire dinheiro do bolso antes do primeiro pagamento.

Monte um calendário de desembolsos e recebimentos de acordo com o edital. Trate entrega, recebimento do objeto, faturamento e prazo de pagamento como eventos distintos. O guia de pagamento da nota de empenho explica a documentação dessa etapa.

E se a margem for pequena ou zero? Pode ser uma decisão comercial, e o TCU reconhece estratégias que reduzem a remuneração da empresa. Mas ela precisa ser assumida conscientemente, ser compatível com a execução e, se o órgão pedir, ser demonstrada. [5]

A ata registra condições para contratações futuras, e o art. 83 da Lei 14.133 não obriga a Administração a contratar. Por isso, desconfie de um preço que só fecha se a compra for integral. [1]

Confira as regras do edital sobre quantidades e atendimento. Com entregas parceladas, teste o custo logístico dos pedidos possíveis e o prazo de validade da cotação do seu fornecedor. O guia de gestão de saldo e pedidos da ata ajuda a separar quantidade registrada de contratação efetiva.

Na hora da disputa não há tempo para refazer a planilha. Prepare-se antes:

1. Feche as premissas de escopo e execução com quem vai entregar o objeto.
2. Confira os documentos dos componentes que mais pesam no preço.
3. Calcule os custos e o resultado que a empresa aceita assumir.
4. Teste o caixa necessário para executar nas condições do edital.
5. Registre o preço mínimo autorizado e quem o aprovou.
6. Depois dos lances, atualize a memória para o valor efetivamente ofertado.

O piso é da sua empresa e não se confunde com os percentuais legais e regulamentares. Se a disputa passar do que a empresa consegue sustentar, refazer a planilha depois não cria a capacidade econômica que faltava.