Nota de empenho e pagamento: prazos, reforço, anulação e fim do ano

Não há um prazo único, aplicável a todos os órgãos, contado simplesmente da emissão da NE. Leia o prazo e seu marco inicial no edital, no contrato ou nos documentos que formalizam a contratação.

Na esfera federal, a IN SEGES/ME 77/2022 estabelece, dentro de seu âmbito de aplicação, limites de 10 dias úteis para liquidação a partir do recebimento da cobrança e de 10 dias úteis para pagamento a partir da liquidação. A norma prevê redução pela metade em contratações abaixo do limite nela indicado, possibilidade de prorrogação da liquidação e regras para inconsistências e suspensões. Esses prazos não devem ser generalizados para toda prefeitura ou estado. [3]

Ao projetar o caixa, considere a data prevista da entrega, o processamento da cobrança e o prazo contratual de pagamento. Se já houver atraso, peça a situação da liquidação e do pagamento, com os respectivos registros, em vez de contar apenas os dias desde a NE.

O reforço aumenta o valor de um empenho existente. A anulação reduz o compromisso registrado, de forma parcial ou total. São movimentos orçamentários que precisam ser acompanhados com seus documentos. O glossário oficial do Município do Rio de Janeiro apresenta essas situações. [5]

Reforço de empenho não é, por si só, aumento do objeto contratado ou reajuste de preço. Se a contratação mudou, a empresa deve identificar a formalização correspondente e como os novos valores foram autorizados.

Ao receber comunicação de anulação, confira número, valor, motivo e alcance. Descubra se o ajuste se refere a uma parcela não executada, a um erro de registro ou a outra situação. Se já houver entrega ou serviço, reúna os comprovantes e peça esclarecimento sobre o tratamento da obrigação. O movimento contábil, isoladamente, não explica todo o caso.

Os sistemas podem usar rótulos diferentes para anulação e cancelamento. Registre o termo adotado pelo órgão e seu efeito concreto sobre o valor, o pedido e a execução. Não exclua o histórico anterior: ele pode ser necessário para a conciliação e a cobrança.

Despesas empenhadas e não pagas até 31 de dezembro são tratadas como restos a pagar, distinguindo-se as processadas das não processadas. Nas processadas, a liquidação já ocorreu; nas não processadas, ainda não foi concluída. [1] [2]

A inscrição e a manutenção dependem das regras aplicáveis. Na União, o Decreto 93.872/1986 disciplina condições para a inscrição e o tratamento desses registros. Assim, a empresa não deve presumir que toda NE continuará ativa automaticamente no exercício seguinte. [4]

Antes da virada do ano, confirme com o órgão a situação do empenho, das entregas e da liquidação. Depois, acompanhe se houve inscrição, alteração ou cancelamento e qual documento identifica o pagamento pendente.

Virar o ano não significa que a nota “vence” em uma data universal. Também não altera, por si só, os prazos de entrega definidos na contratação. A situação do compromisso orçamentário e a vigência contratual precisam ser verificadas separadamente.