Nota de empenho, contrato e ata de registro de preços

A nota pode substituir o instrumento de contrato nas hipóteses previstas no art. 95 da Lei 14.133/2021. A substituição é uma possibilidade da Administração e precisa ser identificada no processo; não acontece automaticamente por existir uma NE. [1]

O artigo prevê a dispensa de licitação em razão do valor e as compras com entrega imediata e integral, sem obrigações futuras, inclusive de assistência técnica, independentemente do valor. As cláusulas do art. 92 continuam aplicáveis no que couber. O manual do TCU explica a formalização e apresenta orientações para esses casos. [2]

Há uma orientação importante para contratações federais: a ON AGU 84/2024 admite a substituição pelo critério de valor quando o contrato se enquadra nos limites atualizados de dispensa do art. 75, incisos I ou II, conforme o objeto, mesmo que a contratação tenha resultado de licitação, inexigibilidade ou dispensa. Por isso, não conclua que uma compra licitada sempre exige um termo de contrato completo. Verifique o enquadramento adotado pelo órgão e as condições registradas no processo. [3]

Substituir o termo de contrato não elimina a relação contratual. As obrigações precisam continuar identificáveis nos documentos do processo, incluindo especificações, prazo, recebimento e pagamento.

Considere dois cenários. Em uma compra pontual, o órgão pode indicar a NE como instrumento hábil e remeter às condições do termo de referência e da proposta. Em um fornecimento com obrigações futuras, a empresa deve verificar a hipótese legal e a formalização adotada, em vez de presumir que a nota é suficiente.

Pergunte ao gestor qual é o instrumento que formaliza a contratação e em qual documento estão as condições de execução. Essa conferência é mais útil do que avaliar a NE isoladamente pelo seu valor.

Ata, contrato e empenho têm funções distintas. A ata de registro de preços registra preços e condições para futuras contratações; sua existência não obriga a Administração a contratar todo o quantitativo registrado. Esse ponto está no art. 83 da Lei 14.133/2021. [1]

Se uma ata registra 100 cadeiras e o órgão formaliza um pedido de 20, organize as quantidades do pedido separadamente das 100 registradas, como mostra o guia de saldo e pedidos da ata. O planejamento de produção e de caixa deve considerar a contratação efetiva e suas autorizações.