Recebi uma nota de empenho: o que fazer

Valide o órgão, a unidade emitente, o exercício e o número. Identifique o processo, contrato, ata ou pedido relacionado. Se a nota chegar por um contato desconhecido, confirme usando os canais oficiais que a empresa já possui ou que o órgão publica.

Compare razão social e CNPJ. Verifique unidade de medida, quantidade, descrição, preço unitário e total. Confira marca e modelo quando fizerem parte da especificação aceita. Um produto semelhante não substitui o contratado sem a formalização necessária.

Identifique qual documento autoriza o fornecimento, onde começa a contagem do prazo e quem recebe a entrega. Confira endereço, agendamento, frete, instalação e outros requisitos aplicáveis. A data de emissão da NE nem sempre é o marco inicial do prazo de entrega.

Compare os valores autorizados com os empenhos vinculados. Se houver cobertura parcial, peça esclarecimento sobre a parcela autorizada e sobre a diferença. Não conclua que um contrato maior permite executar, de imediato, todo o seu valor.

Confirme os dados do destinatário da nota fiscal, as referências exigidas, o canal de protocolo e os documentos de cobrança. Registre a entrega ou o serviço com os comprovantes adequados. Faça a emissão fiscal conforme a operação e a legislação aplicável; a NE não substitui a orientação contábil sobre tributação.

Verifique recebimento, ateste, pendências, liquidação e pagamento. Anote o responsável pelo retorno e os protocolos. Se houver várias NEs ou entregas parciais, preserve o vínculo de cada nota fiscal e pagamento com o fornecimento correspondente.

Uma mesma contratação pode ter mais de uma nota de empenho. Cada documento precisa ser vinculado à sua origem e acompanhado individualmente. Somar as notas ajuda a verificar a cobertura orçamentária, mas não multiplica a quantidade comprada nem substitui a autorização do fornecimento.

Imagine a aquisição de um veículo de R$ 135.000,00. A empresa recebe uma NE de R$ 100.000,00 e outra de R$ 35.000,00, ambas formalmente relacionadas à mesma aquisição. No exemplo, a cobertura total é R$ 135.000,00 e a quantidade continua sendo um veículo.

Para conferir um caso assim, compare processo, credor, objeto e documentos de autorização. Peça ao órgão a identificação das parcelas cobertas por cada NE e as orientações para faturamento. O vínculo entre documentos precisa ser confirmado; valores que coincidem não bastam.

Há outra situação diferente: duas NEs podem corresponder a dois pedidos distintos do mesmo produto. Nesse caso, cada pedido tem sua própria quantidade e execução. O controle deve distinguir complemento de valor, novo pedido e reforço de um empenho existente.

Na emissão da nota fiscal, siga as regras fiscais e as instruções formais do órgão. A quantidade de notas de empenho, por si só, não define quantas notas fiscais devem ser emitidas. Também não autoriza dividir artificialmente uma contratação.

Cobertura parcial do item é diferente de pagamento parcial

No exemplo do veículo, a primeira NE cobre parte do valor de uma unidade. Isso é diferente de receber parte do dinheiro de uma cobrança. O empenho registra o compromisso orçamentário; o pagamento registra a quitação processada pelo órgão. [1] [2]

Uma fração usada para distribuir o valor entre registros de controle não significa entregar uma fração física do veículo. Preserve a quantidade efetivamente contratada e identifique quanto cada NE cobre. Depois, acompanhe as entregas, as notas fiscais e os pagamentos nos seus próprios registros.