Como responder a uma diligência de exequibilidade

• Registre tudo: pedido, prazo, canal e anexos solicitados.
• Uma dúvida, uma resposta: cada premissa questionada precisa de cálculo e de evidência.
• Erro de planilha pode ser sanado, desde que a proposta continue a mesma em substância.
• Precisa de mais tempo? Peça prorrogação justificada antes do vencimento. O pedido não suspende o prazo sozinho.

A diligência serve para o órgão verificar se você consegue executar a proposta pelo preço ofertado. O art. 59, § 2º, da Lei 14.133 autoriza essa apuração, e o inciso IV prevê a desclassificação quando a exequibilidade exigida não for demonstrada. [1]

Por isso, a resposta precisa explicar a situação da sua empresa naquela oferta. O pedido pode envolver preço de insumos, capacidade de fornecimento, produtividade, custos de pessoal, logística ou outra premissa. Comece pela pergunta que o órgão fez e pelo item ou lote a que ela se refere.

Guarde a convocação, o horário, os anexos solicitados e quem está analisando. Confira se o pedido trata de proposta ajustada, de documento complementar ou de uma diligência específica: são pedidos que podem acontecer em momentos diferentes.

No procedimento da IN SEGES/ME 73/2022, o art. 29, § 2º, prevê prazo mínimo de duas horas para enviar a proposta ajustada e, quando necessários, os documentos complementares ali tratados, com possibilidade de prorrogação nas condições da norma. Esse prazo vale no âmbito da IN; não significa que toda diligência, em qualquer licitação, dure duas horas. [2]

Precisa de mais tempo? Peça a prorrogação com justificativa antes do vencimento e acompanhe a resposta. Protocolar o pedido não equivale a ter o pedido aceito. Guarde os registros de envio e as mensagens do sistema.

A tabela abaixo ajuda a escolher o documento certo para cada tipo de dúvida.

É uma seleção prática, não uma lista fechada de exigências legais. Envie o que responde ao pedido e explique como cada documento sustenta o preço. O Enunciado 48/2023 do CJF, reproduzido no manual do TCU, cita notas fiscais, contratos e outros documentos como meios de comprovação. [3]

Documento sem contexto convence pouco. Uma nota fiscal mostra uma operação que já aconteceu: para usá-la como prova do custo atual, explique por que produto, quantidade e condições são comparáveis. Um contrato anterior também precisa de contexto, porque local, prazo e escala mudam a conta.

Facilite a vida de quem vai analisar. Uma resposta organizada assim é fácil de conferir:

1. Identifique a contratação, o item ou lote e a convocação que você está respondendo.
2. Informe o valor final ofertado e a unidade de comparação.
3. Liste as dúvidas do órgão na ordem em que foram apresentadas.
4. Explique a premissa econômica ou técnica de cada resposta.
5. Mostre a memória de cálculo e indique o anexo e a página que a sustentam.
6. Confira a soma e a correspondência com a proposta final.
7. Feche com o pedido de análise da documentação e guarde o protocolo.

Evite mandar o analista atrás de dezenas de arquivos sem orientação. Use nomes claros e uma lista de anexos. Se um documento sustenta só parte da premissa, diga o que ele comprova e complete a demonstração.

Imagine uma empresa fictícia questionada porque o custo de compra parece baixo demais. Ela negociou um desconto condicionado a determinado volume e vai aproveitar uma rota de entrega que já existe. Veja como transformar cada argumento em prova:

O exemplo organiza a prova, mas não garante aceitação: a Administração ainda vai verificar se as condições demonstradas sustentam o fornecimento exigido.

Pode dar, dentro de limites. O art. 41 da IN 73 permite sanar erros ou falhas que preservem a substância e a validade jurídica da proposta. Para serviços, no âmbito pertinente, o Anexo VII-A, item 7.9, da IN 5/2017 admite ajustes sem aumentar o preço, desde que se comprove que todos os custos estão cobertos. A IN 98/2022 autoriza aplicar a IN 5, no que couber, aos serviços regidos pela Lei 14.133. [2] [4] [5]

Identifique o erro, mostre a correção e explique o efeito dela. Uma omissão que a empresa consegue absorver mantendo a oferta e a execução é bem diferente de um custo que só se resolve aumentando o preço ou reduzindo o objeto. Quem decide se o ajuste é admissível é o órgão, caso a caso.

Não altere quantidades, especificações ou condições comerciais em silêncio. Guarde a versão anterior e indique o que foi corrigido: o histórico mostra que a planilha continua representando a mesma proposta.

Repetir que a empresa tem experiência, ou que aceita qualquer margem, não responde a uma dúvida sobre custo ou capacidade de execução. Também não adianta anexar documento de outro produto, outra unidade ou outro período sem explicar a relação com a oferta.

E se, ao conferir, você descobrir que a proposta depende de condições que não existem? Relate os fatos pelo canal formal. Nunca produza prova fictícia nem prometa uma capacidade que a empresa não tem: a falta de demonstração pode levar à desclassificação, e documentos falsos podem configurar infração própria, nos termos do art. 155. [1]

Se a decisão for desfavorável, leia os fundamentos e veja o caminho do recurso contra desclassificação. Fique de olho na sessão: a oportunidade de manifestar a intenção de recorrer pode exigir reação imediata.