Alteração de preços na ata de registro de preços

A Lei 14.133/2021 não detalha o procedimento: ela manda o edital dispor sobre as condições para alteração dos preços registrados e sobre as hipóteses de cancelamento da ata, e exige a atualização periódica desses preços. [1]

Na esfera federal, o Decreto 11.462/2023 disciplina a alteração e a atualização de preços registrados, inclusive a negociação quando o preço de mercado fica abaixo do registrado. A solução concreta depende do fato, da documentação e das condições do processo. Estados e municípios podem ter regulamento próprio. [2]

Expressões como reajuste, repactuação e revisão não são intercambiáveis. Elas se relacionam a fundamentos e requisitos diferentes. Antes de protocolar um pedido, identifique qual previsão se aplica ao objeto e ao instrumento.

No decreto federal, a alteração ou atualização do preço pode decorrer de força maior, caso fortuito, fato do príncipe ou fatos imprevisíveis ou previsíveis de consequências incalculáveis; de mudança de tributos, encargos ou disposições legais com repercussão comprovada; ou de cláusula de reajustamento ou repactuação prevista no edital. [2]

O reequilíbrio econômico-financeiro restabelece a relação inicial entre o que o fornecedor entrega e o que recebe quando um fato extraordinário a rompe. A Lei 14.133/2021 o prevê no art. 124, II, "d": alteração por acordo entre as partes em caso de força maior, caso fortuito, fato do príncipe ou fatos imprevisíveis, ou previsíveis de consequências incalculáveis, que inviabilizem a execução tal como pactuada, respeitada a repartição objetiva de risco estabelecida no contrato. [1]

No decreto federal, o art. 25, I, usa a mesma hipótese para alterar o preço registrado, e o art. 35 diz que os contratos decorrentes da ata podem ser alterados conforme o art. 124 da Lei. [2] O pedido pode ter, então, dois alvos: o preço da ata, para as contratações futuras, e o contrato já formalizado.

A hipótese exige um fato extraordinário. A oscilação comum de custo costuma ficar na repartição de riscos do contrato ou na cláusula de reajuste, quando o edital a prevê. Demonstre o fato, a data, a ligação com o item e o impacto no custo, e confira a repartição de riscos do edital e do contrato.

No contrato, o pedido deve ser feito durante a vigência e antes de eventual prorrogação. [1]

Identifique ata, item, preço atual e órgão gerenciador. Descreva o fato e quando ocorreu. Demonstre como ele afeta o custo e a execução das obrigações, utilizando documentos que permitam verificar a comparação.

• Planilha com a composição de custos pertinente ao item.
• Documentos de aquisição e histórico de preços comparáveis.
• Evidências do evento alegado e das datas envolvidas.
• Cláusula ou fundamento pertinente ao pedido.
• Relação de contratações e entregas em andamento que exigem análise dos efeitos.

A documentação deve permitir comparar situações equivalentes. Notas de produtos diferentes, unidades distintas ou períodos sem relação com o evento podem dificultar a análise. Explique as premissas e mantenha a memória do cálculo.

Registre o protocolo e acompanhe pedidos de complementação. Se a alteração for aprovada, guarde o ato formal, os itens abrangidos, o preço e a data a partir da qual a decisão produz efeitos.

Quando o preço de mercado se torna superior ao registrado e o fornecedor não consegue cumprir o compromisso, o decreto exige comprovação do fato superveniente e documentação ou planilha de custos. Sem comprovação, o pedido é indeferido, e o fornecedor segue obrigado a cumprir a ata, sob pena de cancelamento do registro e de sanções. [2]

Quando o preço de mercado fica abaixo do registrado, o gerenciador convoca o fornecedor para negociar a redução. Se o fornecedor não aceitar, ele é liberado do item sem penalidade administrativa, e o gerenciador convoca os fornecedores do cadastro de reserva. [2]

Enquanto o pedido está em análise, não presuma autorização para alterar faturamento ou suspender entregas. Se houver dificuldade concreta de cumprimento, comunique-a formalmente e solicite orientação sobre as obrigações e o tratamento aplicável.

Uma decisão sobre o preço registrado não deve ser aplicada automaticamente a toda contratação anterior. Confira o alcance do ato, a norma e a necessidade de providências próprias no contrato ou instrumento equivalente. Nos casos de alteração do registro, o decreto manda comunicar os contratantes para avaliarem a alteração contratual. [2]

Exemplo fictício: o fornecedor tem uma contratação já formalizada a R$ 10 por unidade e recebe uma decisão sobre o preço da ata para futuras contratações. Antes de emitir nota fiscal a R$ 11 para o contrato antigo, precisa confirmar se o preço dessa contratação também foi validamente alterado e a partir de qual data.

Preserve a condição anterior para conferir pedidos e faturamentos de cada período.