Adesão à ata de registro de preços e os cuidados com a carona

Para o fornecedor, receber uma consulta de adesão é o começo da análise. Antes de aceitar, confira as condições e a capacidade de atender o novo órgão junto com as obrigações já assumidas.

O órgão que não participou do registro precisa apresentar a justificativa da vantagem da adesão, demonstrar que os valores registrados são compatíveis com os praticados pelo mercado e obter consulta e aceitação prévias do gerenciador e do fornecedor. A documentação e a autorização devem ser verificadas no processo. [1]

No decreto federal, a autorização do gerenciador só vem depois da aceitação do fornecedor. Isso significa que o fornecedor decide antes de a adesão ser autorizada. [2]

A adesão segue a hierarquia dos entes. Ninguém adere a ata de um ente de nível inferior. O órgão federal só adere a ata de gerenciador federal. Os órgãos estaduais e distritais aderem a atas federais, estaduais ou distritais, mas não a atas municipais. O órgão municipal pode aderir a atas de qualquer esfera, e na ata de gerenciador municipal isso só vale quando o SRP foi formalizado mediante licitação. É a redação vigente do art. 86 da Lei 14.133/2021. [1]

Essas diferenças impedem tratar qualquer ata como utilizável por qualquer órgão. A análise começa pela identificação dos entes e da forma de constituição do registro.

Em regra, a contratação adicional de cada não participante não pode exceder 50% dos quantitativos de cada item registrados para o gerenciador e os participantes. O total das adesões não pode ultrapassar o dobro dessa base por item, independentemente do número de aderentes. [1]

Esses percentuais são aplicados à quantidade de cada item. Não substitua a conferência por um percentual do valor total da ata.

No exemplo, cinco órgãos solicitando 500 unidades cada somariam 2.500. Ainda que cada solicitação isolada observe 50%, o total ultrapassaria o limite agregado geral. A disponibilidade precisa ser confirmada com o gerenciador antes de aceitar a contratação.

A lei prevê duas exceções ao limite agregado do dobro. A primeira vale para a adesão de órgão estadual, distrital ou municipal a ata de gerenciador do Poder Executivo federal, quando exigida para transferências voluntárias, destinada à execução descentralizada de programa ou projeto federal e com preços comprovadamente compatíveis com o mercado. A segunda vale para a aquisição emergencial de medicamentos e material de consumo médico-hospitalar em ata gerenciada pelo Ministério da Saúde. Nenhuma delas dispensa o limite de 50% por órgão, e ambas têm requisitos próprios: não use essas exceções como regra para qualquer carona. [1]

Na regulamentação federal, o art. 31 do Decreto 11.462/2023 trata do prazo de efetivação após a autorização: em regra, até 90 dias, observado o prazo de vigência da ata. A prorrogação desse prazo é excepcional, depende de solicitação aceita pelo gerenciador e não pode ultrapassar a vigência da ata. Essa regra deve ser apresentada com seu âmbito federal. [2]

Registre o órgão aderente, o item e a quantidade autorizada, a aceitação do fornecedor e a autorização do gerenciador. Depois, vincule a contratação e os documentos de execução ao mesmo histórico.

Mantenha a adesão identificável no controle. Ela não deve ser confundida com o consumo original de um participante nem com um remanejamento entre órgãos. Os limites e os efeitos de cada operação são diferentes.